Interroger les données d'un organisme de formation
Posez vos questions à vos sessions, émargements, évaluations et factures, et vérifiez chaque chiffre avant de le publier ou de le déclarer.
Un organisme de formation, même petit, a déjà sous la main les chiffres qu'on lui demande : le planning des sessions, la liste des inscrits, les feuilles d'émargement, les questionnaires remplis par les stagiaires, les factures envoyées à chaque financeur. Ce site montre quelles questions poser à quelles données, comment les préparer, et comment vérifier la réponse, que vous la posiez avec un filtre, un tableau croisé dynamique ou un assistant d'intelligence artificielle (IA).
Il parle du côté organisme : bilan annuel, indicateurs publiés, financements, suivi des stagiaires.
Ce qu'on vous demande de chiffrer
- Le bilan pédagogique et financier (BPF). L'article L6352-11 du Code du travail demande à toute personne qui réalise des actions de formation professionnelle d'adresser chaque année un document qui retrace l'emploi des sommes reçues et dresse ce bilan. L'article R6352-22 en liste le contenu : activités de formation de l'exercice, nombre de stagiaires et d'apprentis, nombre d'heures suivies, répartition des fonds reçus et montant des factures émises, données comptables.
- Les résultats obtenus. Le premier critère qualité de l'article R6316-1 porte sur l'information du public sur les prestations, « les délais pour y accéder et les résultats obtenus ». Le référentiel en vigueur depuis le 01/11/2026 (décret n° 2026-728 du 01/08/2026) demande à l'indicateur 2 de diffuser des indicateurs de résultats, avec des modalités de calcul transparentes.
Ces pages citent les textes ; elles ne les interprètent pas. Pour un cas précis, la notice du BPF indique que le service régional de contrôle de la formation professionnelle de votre direction régionale (DREETS) est à votre disposition.
Les questions, et où trouver la réponse
| Vous voulez savoir | Données à interroger | Page |
|---|---|---|
| Les chiffres à porter dans le BPF | Factures, émargements, catalogue | Remplir le BPF |
| Combien d'heures-stagiaires vous avez réalisées | Émargements | Heures-stagiaires |
| Ce que vous a versé chaque financeur | Factures hors taxes de l'exercice | Origine des produits |
| Quel code de spécialité donner à chaque formation | Catalogue | Codes de spécialité |
| Quels résultats publier, et comment les calculer | Évaluations, sorties, résultats d'examen | Indicateurs de résultats |
| Si vos stagiaires sont satisfaits | Questionnaires de fin de formation | Taux de satisfaction |
| Ce que vos stagiaires pensent des contenus | Évaluation des enseignements | Indicateur 33 |
| Combien de stagiaires arrêtent en cours de route | Inscriptions avec date et motif de sortie | Taux d'abandon |
| Combien obtiennent la certification visée | Résultats des examens | Taux d'obtention |
| Quelle part des heures assurent vos intervenants permanents | Planning des interventions | Seuil de 50 % |
| Quelles signatures manquent | Émargements et planning | Suivi des émargements |
| Ce qui reste à encaisser, et chez qui | Dossiers de financement et factures | Suivi des financements |
| Combien de temps s'écoule entre la demande et l'entrée | Dates des inscriptions | Délai d'accès |
| Tout cela sur une seule page | Les fichiers ci-dessus | Tableau de bord |
D'abord, des données rangées
La plupart de ces questions deviennent simples quand chaque information est à un seul endroit : une table des sessions, une des inscriptions, une des émargements, une des évaluations, une des factures, reliées par un identifiant commun. La page fichier de suivi des stagiaires décrit cette structure, colonne par colonne.
Trois règles avant de poser une question
- Partir d'un export daté. Un taux de satisfaction ou un nombre d'heures vaut pour les données du jour de l'export. Notez la date dans le nom du fichier et à côté de chaque chiffre publié.
- Vérifier sur la donnée. Un total donné par un assistant se recompte avec un filtre ou un tableau croisé sur une ou deux sessions avant d'être déclaré ou publié.
- Savoir ce qu'on envoie, et à qui. Noms, évaluations nominatives, situation de handicap : voir les données des stagiaires et l'IA avant de confier un fichier à un outil en ligne.
Les mêmes méthodes appliquées à un tableur, quel que soit le métier, sont sur NL-Q Excel, et la tenue des comptes de l'organisme sur NL-Q Comptabilité.
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Guides
- BPF cadre C : classer ses factures par financeur
Préparer le cadre C du BPF : ajouter une colonne « ligne BPF » à vos factures hors taxes, totaliser par financeur et vérifier que la ligne 2 tombe juste.
- Calculer le taux d'abandon en formation
Définir l'abandon, coder le motif de sortie, calculer le taux par session et repérer tôt les absences répétées dans vos émargements. Méthodes, pas normes.
- Calculer le taux de satisfaction d'une formation
Aucune formule n'est imposée : choisir l'échelle, la base et le seuil, calculer par session avec vos questionnaires, et publier la méthode avec le chiffre.
- Délai d'accès à une formation : le calculer
Calculer le délai réel entre la demande et l'entrée en formation à partir de vos dates, choisir entre moyenne et médiane, et l'afficher avec sa méthode.
- Données des stagiaires et IA : que peut-on envoyer ?
Noms, notes, commentaires libres : quelles colonnes d'un fichier de stagiaires envoyer à un outil d'IA, lesquelles garder chez vous, selon la CNIL.
- Fichier de suivi des stagiaires : la bonne structure
Formations, sessions, inscriptions, émargements, évaluations, factures : six tables reliées par un identifiant, pour que chaque question ait sa réponse.
- Indicateur 33 Qualiopi : évaluer les enseignements
Nouvel indicateur depuis le 01/11/2026 : séparer l'évaluation des contenus de la satisfaction dans vos données, l'analyser module par module, garder la trace.
- Indicateurs de résultats Qualiopi : les calculer
L'indicateur 2 demande des résultats publiés avec leur mode de calcul. Quelles données utiliser, comment écrire la méthode et refaire le calcul chaque année.
- Remplir le BPF à partir de ses données
Sortir les chiffres du bilan pédagogique et financier de vos factures, émargements et catalogue, cadre par cadre, avec les contrôles de cohérence de la notice.
- Seuil de 50 % d'heures par des intervenants permanents
Arrêté du 28/10/2026 : calculer, formation par formation, la part des heures d'enseignement assurée par des intervenants permanents à partir du planning.
- Suivre ses prises en charge OPCO, CPF et autres
Un tableau par dossier de financement : accord, facture, pièces, paiement, reste à encaisser. Les questions à lui poser et les contrôles avant relance.
- Tableau de bord d'un organisme de formation
Activité, qualité, moyens, finances : les indicateurs d'un petit organisme de formation, la donnée d'où vient chacun et le rythme de mise à jour.
- Tableau de suivi des feuilles d'émargement
Une ligne par stagiaire et par demi-journée, rapprochée du planning : repérer les signatures manquantes et les heures non justifiées avant de facturer.
- Taux d'obtention d'une certification : le calcul
Indicateur 3 Qualiopi : inscrits, présentés, certifiés, blocs validés. Choisir la base et la date d'arrêt, préparer la table des résultats, vérifier.
Fiches
- Code de spécialité de formation dans le BPF
Cadre F-4 du BPF : choisir le code de spécialité de chaque formation, regrouper en cinq lignes au plus et vérifier les totaux avec F-1 et F-3.
Définitions
- Heures-stagiaires du BPF : définition et calcul
Ce que la notice du BPF appelle heures-stagiaires, l'exemple officiel 12 × 6 = 72, et comment les compter à partir de vos émargements.