Remplacer le nom par un identifiant suffit-il à rendre les données anonymes ?

Non. Le guide de la CNIL pour les associations range un numéro d'adhérent parmi les données qui identifient indirectement une personne, et rappelle qu'un croisement d'informations peut suffire à la retrouver. L'identifiant réduit l'exposition ; il ne supprime pas le caractère personnel de la donnée.

Que recommande la CNIL avant d'utiliser un outil d'IA générative ?

Dans ses questions-réponses publiées le 18/07/2024, elle recommande d'éviter autant que possible d'y saisir des données personnelles, d'interroger le fournisseur sur la conformité de son système au RGPD et d'encadrer l'usage par une charte interne.

Peut-on vérifier si le fournisseur réutilise nos données ?

La CNIL indique que, pour un service hébergé, l'organisme peut s'opposer à la réutilisation des données d'usage en désactivant cette possibilité auprès du fournisseur. Vérifiez ce réglage dans les conditions de l'outil.

Données des stagiaires et IA : que peut-on envoyer ?

Avant d'envoyer un fichier de stagiaires à un outil d'intelligence artificielle, une règle simple : envoyez la question et le minimum de données qui permet d'y répondre, pas le fichier entier. Pour calculer un taux de satisfaction ou repérer un module mal noté, il faut des notes, des modules et des dates, rarement des noms. Cette page décrit, colonne par colonne, ce qui peut partir et ce qui doit rester chez vous, en s'appuyant sur les repères publiés par la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés). Elle ne constitue pas un avis juridique : pour votre organisme, votre délégué à la protection des données ou un juriste tranche.

Ce que dit la CNIL

Dans ses questions-réponses sur l'IA générative, publiées le 18/07/2024, la CNIL recommande :

d'éviter autant que possible la saisie de données personnelles lorsque le fournisseur contrôle le système, comme dans le cas d'une API ; elle cite le principe de ne jamais partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles ;
d'interroger le fournisseur sur la conformité de son système au RGPD (règlement général sur la protection des données) ;
pour un service hébergé, de désactiver, quand c'est possible, la réutilisation des données d'usage par le fournisseur ;
d'encadrer l'usage par une politique ou une charte interne, qui définit ce qui est autorisé ou interdit, de former les utilisateurs et de contrôler régulièrement ;
pour un hébergement par un tiers, de prévoir un contrat de sous-traitance précisant responsabilités et accès. Elle présente par ailleurs le déploiement sur site comme plus sûr pour des données personnelles ou sensibles, mais plus coûteux.

Son guide pour les associations, utile à tout petit organisme, ajoute deux principes : la minimisation (limiter la quantité de données à ce qui a un lien direct avec l'objectif) et la finalité (on ne réutilise pas un fichier pour un autre but que celui annoncé).

Colonne par colonne

Donnée du fichier	À envoyer à l'outil ?	Pourquoi
Nom, prénom, adresse, téléphone, courriel	Non	inutiles pour compter ou calculer
Identifiant du stagiaire	En général oui, avec prudence	réduit l'exposition, mais n'anonymise pas
Code session, module, date	Oui	nécessaires à la plupart des analyses
Notes d'évaluation	Oui	c'est le sujet de l'analyse
Commentaires libres	À relire d'abord	ils contiennent souvent des noms ou des détails identifiants
Statut, motif de sortie, financeur	Selon la question	à limiter à ce qui sert à répondre
Mention de handicap ou de santé	Non	voir ci-dessous
Numéro de sécurité sociale, pièce d'identité	Jamais pour une analyse	aucun lien avec la question

L'identifiant n'est pas un anonymat

Le guide de la CNIL range le numéro d'adhérent parmi les moyens d'identifier indirectement une personne, et prévient que l'identification peut résulter d'un croisement d'informations : une enquête par questionnaire, même sans noms, peut permettre de retrouver qui a répondu. Pour une formation de huit personnes, « module 3, note 2, session du 12/10 » désigne presque quelqu'un. Un identifiant stable permet de relier les tables sans répéter le nom, comme dans le fichier de suivi des stagiaires ; il ne dispense pas des précautions.

Les commentaires libres

C'est la colonne la plus risquée : un stagiaire y écrit « le formateur, M. X, a été désagréable » ou précise sa situation personnelle. Avant tout envoi, relisez-les, retirez les noms et les détails, ou faites regrouper les thèmes par un outil que vous maîtrisez. C'est le cas typique de l'évaluation des enseignements, où les commentaires nourrissent une décision.

Les données de santé et de handicap

La CNIL classe les données de santé parmi les données sensibles : leur utilisation est interdite par principe, sauf cas prévus par le règlement européen, comme le consentement explicite de la personne. Si votre fichier mentionne un aménagement lié à une situation de handicap, la question n'est pas « que peut faire l'outil ? » mais « ce fichier a-t-il besoin de cette mention, et qui doit y accéder ? ». Gardez cette information hors des extraits envoyés.

Une méthode en quatre étapes

Formulez la question avant de toucher au fichier : « note moyenne par module au premier semestre ».
Construisez un extrait avec les seules colonnes nécessaires (code session, module, critère, note), sans nom.
Lisez les conditions de l'outil : réutilisation des données, hébergement, sous-traitants. Vérifiez que vous pouvez désactiver la réutilisation, et notez la date de vérification.
Contrôlez la réponse sur la donnée : recomptez un module à la main.

À mettre par écrit

Une courte charte interne suffit : quels outils sont autorisés, quelles colonnes ne partent jamais, qui décide d'une exception. La CNIL recommande ce type d'encadrement pour l'IA générative. Datez-la, relisez-la une fois par an, et rangez-la avec vos documents qualité.