Pourquoi pas un seul onglet avec une ligne par stagiaire ?

Parce qu'un stagiaire suit plusieurs demi-journées, répond à plusieurs questions et peut suivre plusieurs sessions. Un seul onglet oblige à empiler des colonnes (jour 1, jour 2…) qu'aucun tableau croisé ne sait additionner proprement.

Où mettre le nom du stagiaire ?

Dans la seule table des stagiaires. Les autres tables portent un identifiant, ce qui suffit pour compter et calculer, et limite les fichiers où figure un nom.

Fichier de suivi des stagiaires : la bonne structure

Un fichier de suivi des stagiaires utile pour poser des questions n'est pas un grand tableau d'une ligne par personne. C'est un petit nombre de tables, une par sujet, reliées par des identifiants : formations, sessions, stagiaires, inscriptions, émargements, évaluations, factures. Chaque fait est saisi une fois, au bon endroit, et toutes les questions de ce site deviennent possibles.

Les tables et leurs colonnes

Table	Une ligne par	Colonnes essentielles
Formations	Formation du catalogue	code formation, intitulé, durée, certification visée, code de spécialité
Sessions	Session	code session, code formation, dates de début et de fin, lieu, mode (présentiel, distance, mixte), places
Stagiaires	Personne	identifiant stagiaire, nom, prénom, contact
Inscriptions	Stagiaire dans une session	identifiant inscription, identifiant stagiaire, code session, type de stagiaire, payeur, dispositif, date de demande, date d'entrée, statut, date et motif de sortie
Émargements	Inscription et demi-journée	identifiant inscription, date, créneau, heures, signé stagiaire, signé formateur
Évaluations	Réponse et question	code session, identifiant de réponse, type (satisfaction ou enseignements), module, question, note
Factures	Ligne de facture	numéro, date, code session, payeur, dispositif, ligne du BPF, montant hors taxes

Les colonnes « type de stagiaire », « dispositif » et « ligne du BPF » reprennent les catégories de la notice du bilan pédagogique et financier (cerfa n° 50199*17) : salariés d'employeurs privés hors apprentis, apprentis, personnes en recherche d'emploi, particuliers à leurs frais, autres. Remplies au fil de l'eau, elles évitent un reclassement en fin d'exercice.

Les règles qui rendent le fichier interrogeable

L'aide de Microsoft sur les tableaux croisés dynamiques les énonce : des données organisées en colonnes avec une seule ligne d'en-tête, sans ligne ni colonne vide, sans cellule fusionnée, et un seul type de donnée par colonne (pas de dates mélangées à du texte). Elle recommande de mettre les données sous forme de tableau Excel, pour que les nouvelles lignes soient prises en compte automatiquement. Ajoutez deux règles à vous :

des identifiants stables : un code session ne change jamais, même si la date de la session change ;
des listes fermées pour les statuts, motifs, payeurs et dispositifs, pour que « OPCO A » ne s'écrive pas de trois façons.

Ce que la structure permet de demander

« Combien de stagiaires entrés en 2026, par type de stagiaire et par formation ? » (inscriptions + sessions)
« Heures-stagiaires par code de spécialité » (émargements + inscriptions + sessions + formations)
« Taux de satisfaction par formation avec le nombre de réponses » (évaluations + sessions)
« Sessions terminées sans facture » (sessions + factures)

L'aide de Microsoft sur Copilot dans Excel indique qu'il peut résumer des données sur plusieurs feuilles, créer des tableaux croisés dynamiques et importer des données d'autres classeurs ; il n'est pas forcément inclus dans votre abonnement Microsoft 365. Avec ou sans lui, une question qui croise deux tables a besoin de l'identifiant commun : c'est lui qu'il faut soigner d'abord.

Les noms, à un seul endroit

Seule la table des stagiaires porte les noms. Quand vous envoyez un extrait à un outil en ligne pour calculer un taux, envoyez les autres tables, avec les identifiants : la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) recommande, dans ses questions-réponses du 18/07/2024 sur l'IA générative, d'éviter autant que possible la saisie de données personnelles. Voir les données des stagiaires et l'IA.

Vérifier la structure

Chaque inscription a une session existante, et chaque émargement une inscription existante : demandez les orphelins.
Aucune colonne de date ne contient de texte : un tri par date le montre vite.
Le total des heures émargées d'une session terminée ressemble à inscrits × durée, moins les absences.

Les règles générales du tableur, quel que soit le métier, sont sur NL-Q Excel.