Heures-stagiaires du BPF : définition et calcul

Les heures-stagiaires sont le total des heures de formation suivies par l'ensemble des stagiaires : pour chaque action, on additionne les heures suivies par chaque stagiaire. La notice officielle du bilan pédagogique et financier (BPF, cerfa n° 50199*17) donne l'exemple : une action de 6 heures suivie par 12 stagiaires fait 72 heures-stagiaires (12 stagiaires ayant suivi 6 heures chacun).

Où elles servent dans le BPF

D'après la notice, la colonne 2 du cadre F-1 porte le nombre total d'heures suivies par les stagiaires et les apprentis, pour toutes les actions dispensées, puis on fait le total par type de stagiaire. La même méthode s'applique à la seconde colonne des cadres F-2, F-3, F-4 et G. Le calcul se fait par action, y compris pour les actions à distance.

Ne les confondez pas avec le cadre E, qui compte les heures dispensées par les formateurs : une même journée y compte une fois, quel que soit le nombre de stagiaires dans la salle.

Les calculer à partir des émargements

La notice parle d'heures « suivies ». Si votre fichier distingue heures prévues et heures émargées, c'est ce mot qu'il faut garder en tête au moment de choisir la colonne ; en cas de doute, la notice indique que le service régional de contrôle de votre direction régionale (DREETS) est à votre disposition.

Prenons, à titre d'illustration, une table d'émargement d'une ligne par stagiaire et par demi-journée :

Un tableau croisé dynamique fait le reste : d'après l'aide de Microsoft, les champs non numériques vont en lignes et les champs numériques en valeurs, résumés par somme par défaut. Mettez « Type BPF » en lignes et « Heures » en valeurs : vous obtenez directement la colonne 2 du cadre F-1. Remplacez « Type BPF » par l'objectif ou le code de spécialité pour les cadres F-3 et F-4.

Questions utiles

• « Combien d'heures-stagiaires sur l'exercice, par type de stagiaire ? »
• « Quelles sessions ont un total d'heures émargées différent du total prévu ? »
• « Quelles lignes d'émargement n'ont pas de type BPF ? »

Vérifier

Recalculez une session à la main (nombre de stagiaires × durée, moins les absences) et comparez au tableau. Puis vérifiez l'égalité que demande la notice : les totaux d'heures des cadres F-1, F-3 et F-4 doivent être identiques. Le détail des cadres est sur remplir le BPF, et la tenue des feuilles sur le suivi des émargements.